COMMUNICATION

Functions of communication

Fungsi dari sebuah komunikasi terdiri dari 4 : control, motivation, emotional expression, information

- Motivation = komunikasi berguna untuk memperjelas “apa yang harus dikerjakan

oleh karyawan”, “seberapa baik mereka mengerjakannya”, “apa yang dapat dilakukan

untuk meningkatkan performance mereka jika pekerjaan mereka dibawah standar atau

kurang maksimal”

- Emotional expression = komunikasi sebagai sarana mengekspresikan perasaan

seseorang

- Informasi = komunikasi menyediakan data yang dibutuhkan individual/group untuk

mengambil keputusan

The communication process 

Source

Encoding

Feedback

Receiver Decoding

Source : merupakan pemberi pesan

Encoding : cara yang dipakai untuk menyampaikan pesan

Channel : perantara. Bertugas menyalurkan pesan

Decoding : menangkap pesan dan menyampaikan ke penerima

Receiver : penerima pesan

Feedback : tanggapan atau respon

Direction of communication

Direction of communication dibagi menjadi 2 yaitu : vertical, literal

vertical dibagi 2 : downward, upward

- downward = komunikasi dari upper level ke lower level. Digunakan untuk

menetapkan goals, menyediakan job instructions, memberitahu prosedur dan

kebijakan kepada karyawan, menunjukkan problem yang perlu diperhatikan, memberi

feedback tentang kinerja karyawan. Downward communication tidak harus dilakukan

dengan face to face, dapat melalui cara lain seperti email

- upward = dari lower level ke upper level. Digunakan untuk memberi feedback ke

higher-ups, memberi tahu progress ke goals, memberi tahu masalah yang sedang

dialami.

- Lateral = horizontal atau komunikasi pada level yang sama

Contoh: komunikasi antara manager dengan manager atau karyawan dengan karyawan

Interpersonal communication

- Oral communication = menggunakan kata – kata atau kalimat

Misalnya. Formal one on one, group discussion, pidato

Keuntungan dari interpersonal communication:

 1. secara langsung diterima dan mendapat feedback cepat

2. jika penerima salah tangkap bisa langsung diluruskan

Kerugian dari interpersonal communication :

1. semakin banyak orang yang harus dilalui sebelum pesan sampe ke penerima, semakin

besar peluang kesalahan yang akan timbul karna setiap orang menafsirkan isi pesan

tersebut sesuai dengan apa yang mereka tangkap

Contoh game “telephone” at a party

- Written communication

• Komunikasi yang menggunakan tulisan

• Keuntungan : apa yang ingin disampaikan jelas.

• Kerugian : memerlukan banyak waktu untuk menulis. Feedback tidak dapat

diterima langsung karena pesan belum tentu diterima oleh receiver.

Contoh : memo, sms, fax, surat.

Media Komunikasi

• Salah satu sebab tidak efektifnya komunikasi adalah pemilihan media komunikasi

yang tidak tepat.

• Pemilihan media harus memperhatikan information richness yaitu banyaknya

informasi yang mampu disampaikan oleh media.

• Jenis-jenis media yang biasa digunakan:

1. Tatap muka, termasuk video conference.

2. Komunikasi verbal via elektronik, misal: telepon.

3. Komunikasi tertulis personal, misal: surat dan email.

4. Komunikasi tertulis non personal, misal: newsletter dan laporan.

Information Richness and Media Type

Komunikasi nonverbal adalah proses berbagi informasi tanpa menggunakan kata-kata, pesan

disampaikan melalui perilaku dan tindakan.

- Komunikasi nonverbal memainkan peran besar dalam apa yang dikomunikasikan. Jika

kata-kata dan gerakan tubuh berada dalam konflik, pesan nonverbal mendapat lebih banyak

perhatian daripada verbal. Konsistensi sangat penting ketika pembicara sedang mencoba

untuk membuat kesan.

b. Bentuk komunikasi nonverbal meliputi (mengulas contoh-contoh spesifik dalam teks).

• Bahasa tubuh seperti gerak tubuh, kontak mata, ekspresi wajah, dan postur

• Proxemiks atau jumlah ruang pribadi

• Bahasa Object seperti barang fisik

• Paralanguage seperti nada, pitch, kecepatan, kenyaringan, dan aksen

Formal Small-Group Networks

 Di dalam jaringan ini terdapat tiga kelompok kecil.

1. The chain (rantai) :

- Bersifat mengikuti rantai formal komando. Jaringan ini mendekati saluran

komunikasi yang dapat kalian temukan di sebuah organisasi tingkat tiga.

2. The whell (roda)

- Bergantung pada tokoh utama untuk bertindak sebagai saluran untuk semua

komunikasi dalam kelompok. Jaringan ini mensimulasikan jaringan komunikasi yang

dapat kalian temukan di dalam kelompok dengan pemimpin yang kuat, dalam arti

semua ijin jaringan saluran semua anggota kelompok untuk berkomunikasi secara

aktif satu sama lain bergantung pada pemimpin.

3. The all-channel (semua jaringan) :

- Jaringan ini paling sering dilakukan dalam praktek oleh tim yang dikelolah sendiri,

dimana semua anggota kelompok bebas untuk berkontribusi dan didalam kelompok

tersebut ada satu orang yang memiliki peran kepemimpinan.

• Grapevine

atau perusahaan. Ada juga yang bersifat informal yang disebut dengan grapevine. Walaupun

grapevine bersifat informal, bukan berarti grapevine merupakan sumber informasi yang

tidak penting. Sebagai contoh, sebuah survei menemukan bahwa 75% pegawai mendengar

tentang masalah pertama kali dari rumor atau grapevine.

manajemen. Kedua hal itu dirasakan oleh sebagian besar karyawan sebagai yang lebih

dipercaya dan diandalkan dibandingkan komunikasi resmi yang dikeluarkan oleh manajemen

puncak. Ketiga sebagian besar digunakan untuk melayani kepentingan diri dari orang-orang

di dalamnya.

67 personil manajerial di sebuah perusahaan manufaktur kecil. Pendekatan dasar yang

diogunakan adalah untuk belajar dari setiap penerima komunikasi bagaimana ia pertama

kali menerima bagian tertentu dari informasi dan kemudian melacak kembali ke sumbernya.

Ditemukan bahwa, grapevine merupakan sumber informasi yang penting, hanya 10%

eksekutif yang bertindak sebagai individu penghubung yaitu melewati informasi kepada

lebih dari satu orang lain. Contohnya adalah seorang eksekutif yang memutuskan untuk

resign untuk memasuki bisnis asuransi, 81% dari eksekutif tahu tentang hal itu,padahal awa

mula hanya 11% orang yang diberitahu tentang informasi ini.

kejadian kepentingan umum cenderung mengalir antara kelompok utama fungsional

(produksi, penjualan) bukan dalam diri mereka. Juga, tidak ada bukti muncul yang

menunjukkan bahwa salah satu kelompok konsisten bertindak sebagai penghubung, tipe

informasi yang berbeda melewati individu penghubung yang berbeda.

75% dari apa yang dilakukan itu akurat. Tapi kondisi apa yang menumbuhkan grapevine

aktif? Apa yang membuat munculnya rumor?

gosip. Ini jarang terjadi. Rumor muncul sebagai respon terhadap situasi yang penting

bagi kita, ketika ada ambiguitas, dan di bawah kondisi yang membangkitkan kecemasan.

Faktanya, situasi kerja biasanya mengandung 3 elemen yang menjelaskan bagaimana rumor

berkembang di organisasi. Kerahasiaan dan persaingan yang biasanya berlaku di organisasi

besar menciptakan kondisi yang mendorong dan mempertahankan rumor tentang kabar

burung.

mudah untuk dipahami. Mengidentifikasi untuk manajer isu yang membingungkan bahwa

karyawan menganggap penting dan menciptakan kecemasan. Untuk pegawai, grapevine

lebih bernilai untuk menerjemahkan komunikasi formal kedalam jargon group mereka

sendiri. Dari pandangan manajerial, tampaknya mungkin untuk menganalisis informasi

Sistem formal bukan hanya satu-satunya jaringan komunikasi di dalam sebuah grup

Grapevine mempunyai 3 macam karakteristik. Pertama tidak dikontrol oleh

Salah satu dari studi terkenal tentang grapevine menyelidiki pola komunikasi antara

Dua kesimpulan yang perlu dicatat dari pembelajaran ini adalah informasi untuk

Apakah informasi yang mengalir sepanjang grapevine akurat? Bukti menunjukkan

Biasanya diasumsikan rumor muncul karena adanya mereka yang membuat

Grapevine adalah bagian penting dari jaringan komunikasi grup atau organisasidan

grapevine dan memprediksi alirannya.

oleh manajemen bagaimanapun adalah meminimalisasi konsekuensi negatif dari rumor

dengan membatasi jangkauan dan dampak. Saran mengurangi konsekuensi negatif dari

rumor :

» Mengumumpkan jadwal untuk membuat keputusan-keputusan penting

» Menjelaskan keputusan dan tindakan yang mungkin muncul tidak konsisten atau

» menekankan Kelemahan, sebaik mungkin seperti kelebihan, keputusan saat ini dan

» mendiskusikan secara terbuka kemungkinan kasus terburuk

Bisakah manajemen mengeliminasi rumor sepenuhnya? Tidak. Yang harus dilakukan

rahasia

rencana masa depan

• komunikasi dibantu komputer

komunikasi akhir-akhir ini di perusahaan semakin berkembang dan diperkaya dengan

bantuan teknologi komputer. Hal-hal ini termasuk E-mail, intranet dan extranet links, video

conferencing,

» E-mail

Penggunaan email telah mengurangi penggunaan memo, kertas, dan

panggilan telepon yang selalu digunakan oleh karyawan yang dahulu digunakan

untuk berkomunikasi antara mereka dengan suplier, pelanggan, dan stakeholders di

luar organisasi.

E-mail menggunakan internet untuk mengirim dan menerima pesan dan

dokumen yang dihasilkan oleh komputer. Ppertumbuhan E-mail sangat spektakuler.

Faktanya, dalam sebuah studi ditemukan bahwa pegawai menengah US menerima

31 E-mail setiap harinya. Dan organisasi menyadari nilai sebuah E-mail bagi pekerja

atau karyawannya. Contohnya adalah Ford motor Co., baru-baru ini membuat

sebuah komputer, modem, printer dan akun E-mail tersedia seharga $5 sebulan

untuk lebih dari 300.000 karyawan di dunia.

Sebagai alat komunikasi E-mail mempunyai keuntungan yaitu :

ß Bisa ditulis, diedit dan disimpan dengan cepat

ß Dapat didistribusikan ke satu orang atau banyak orang

hanya dengan sekali klik di mouse

ß Dapat dibaca secara keseluruhan dengan nyaman oleh

pembaca

ß Biaya pengiriman email formal kepada karyawan lebih

murah jika dibandingkan dengan biaya untuk print, duplikat,

dan mendistribusikan ke dalam brosur atau surat yang

sesuai.

Selain memiliki banyak keuntungan Email juga memiliki kekurangan yaitu :

ß membaca, menyerap, dan menanggapi inflow tersebut

benar-benar dapat mengkonsumsi sepanjang hari karyawan

ß karyawan sulit membedakan email penting dari junk mail

dan pesan yang tak relevan

ß konten emosional yang kurang

ß email cenderung dingin dan impersonal hal ini tidak ideal

sebagai sarana untuk menyampaikan informasi seperti

PHK, penutupan pabrik, atau pesan lain yang mungkin

membangkitkan tanggapan emosional dan membutuhkan

empati atau dukungan sosial.

Sambungan intranet dan ekstranet

intranet bersifat privat, jaringan informasi organisasi yang terlihat dan bertindak seperti situs

web, tetapi yang hanya orang-orang dalam suatu organisasi memiliki akses.

- Contohnya perusahaan IBM mempunyai jaringan intranet yang berisi 52000

pertemuan video/videoconferencing

videoconferecing adalah perluasan sistem intranet atau ekstranet. Hal ini memudahkan dua

orang atau lebih karyawan untuk mengadakan meeting meskipun berada di lokasi yang

berbeda.

Pada akhir 1990-an videoconference masih berada pada suatu fasilitas perusahaan dengan

menggunakan kamnera televisi, namun dengan teknologi yang baru maka kamera sudah

dapat terpasang pada komputer tiap individu. Hal ini dapat menjadi alternatif yang baik

daripada membuang biaya dan waktu untuk bertemu tatap muka.

Kesimpulan

Perkembangan komputer telah merubah cara berkomunikasi. Sekarang seorang karyawan

tidak harus ada di meja kerjanya. Dengan handphone, pager, dll mereka dapat dihubungi saat

meeting, saat makan siang, bahkan saat mereka sedang mengunjungi pelanggan. Hal ini juga

merubah hirarki kerja dalam suatu perusaahaan, misalnya seorang karyawan di bidang R&D

akan mendiskusikan inovasinya pada seorang direktur, dia dapat langsung mengirim email

secara langsung (padahal tingkat jabatannya berada pada level yang berbeda).

Pilihan saluran komunikasi

Contoh : Seorang CEO bernama Neal Patterson kecewa dengan kinerja manajernya, lalu dia

mengirim email pada 400 karyawannya yang berisi kekecewaan pada sang manajer. Namun

isi email tersebut tersebar pada website Yahoo!. Dan dalam 3 hari saham perusahaan Neal

anjlok mencapai 22%.

Kesalahaan dalam saluran komunikasi seperti contoh tersebut dapat terjadi karena kurangnya

saluran komunikasi. Saluran komunikasi yang baik adalah yang dapat menangani beberapa

tanda buruk secara serentak, mendapat tanggapan yang cepat, dan sangat personal.

Laporan formal dan buletin Rekaman pidato Pidato

Kekayaan

saluran

rendah

karyawannya untuk saling bertukar ide dimana pun mereka berada

Diskusi grup online Percakapan video

Hambatan untuk Komunikasi yang Efektif

Surat dan memo Pesan elektronik Pesan suara Percakapan telepon Percakapan tatap muka

Sebuah hambatan bisa memperlambat atau mengubah komunikasi yang efektif. Maka kami

menyoroti lebih hambatan tersebut.

-Filtering (Penyaringan)

Penyaringan mengacu pada manipulasi informasi yang dimaksudkan pengirim sehingga bisa

diterima lebih baik oleh penerima. Contohnya, ketika seorang manajer memberi tahu bosnya

apa yang dia rasa bosnya ingin dengar, manajer tersebut melakukan penyaringan. Penentu

utama dari penyaringan adalah jumlah tingkat dalam struktur organisasi. Semakin vertikal

struktur organisasi, peluang penyaringan informasi akan semakin besar (atau di manapun ada

perbedaan status). Faktor seperti takut menyampaikan kabar buruk dan keinginan bos sering

menjadi alasan terjadi penyaringan informasi, sehingga dapat membelokkan komunikasi ke

atas tersebut.

-Selective Perception (Memilih Tanggapan)

Penerima dalam komunikasi memproses apa yang mereka lihat dan dengar berdasarkan

kebutuhan, motivasi, pengalaman, latar belakang dan karakteristik lain mereka. Contohnya

pewawancara kerja menduga bahwa pelamar kerja perempuan menempatkan keluarga

mereka lebih daripada karir mereka, terlepas dari apakah mereka merasakan hal yang

sama atau tidak. Kita tidak melihat kenyataan, kita menafsirkan apa yang kita lihat dan

menyebutnya kenyataan.

-Information Overload (Kelebihan Informasi)

Individu memiliki keterbatasan kapasitas untuk memproses data. Ketika informasi yang kita

terima melebihi kapasitas kita disebut information overload. Dan yang terjadi adalah individu

akan cenderung untuk memilih keluar, mengabaikan, melewati, atau melupakan informasi.

Atau mereka mungkin menunda proses lebih lanjut sampai situasi overload selesai. Tanpa

memperhatikan kehilangan informasi dan komunikasi yang kurang efektif.

-Emotions

Emosi yang ekstreme seperti bersorak kegirangan atau depresi sangat memungkinkan

mengganggu komunikasi yang efektif. Dalam kasus tersebut, kita paling rentan untuk

mengabaikan proses berpikir rasional dan obyektif dan mengganti dengan penilaian yang

memakai emosi.

-Language (Bahasa)

Kata-kata berarti berbeda untuk orang yang berbeda. Usia, pendidikan, budaya adalah

3 variabel yang jelas mempengaruhi bahasa yang digunakan seseorang dan arti yang

diberikan. Dalam organisasi, karyawan biasanya berasal dari latar belakang yang berbeda.

Intinya adalah meskipun seorang berbicara dengan seorang lain menggunakan bahasa

yang sama-Indonesia, jika mereka saling mengetahui bagaimana mereka mengubah bahasa

masing-masing mereka, kesulitan komunikasi akan berkurang. Tetapi seringkali seseorang

menganggap kata-kata atau istilah yang digunakan memiliki pengertian yang sama dengan

penerima. Dan seringkali itu tidak sama.

-Communication Apprehension (Ketakutan Komunikasi)

Sebagian orang diperkirakan 5-20% dari populasi menderita ketakutan/kekhawatiran dalam

berkomunikasi. Meskipun banyak orang yang takut berbicara di depan sebuah grup ketakutan

komunikasi menimbulkan masalah pada seluruh komunikasi yang terjalin. Sebagai gantinya

mereka mengandalkan memo atau fax untuk menyampaikan pesan ketika sebuah telepon

tidak hanya lebih cepat namun lebih layak. Hampir semua pekerjaan kini membutuhkan

komunikasi langsung. Jadi kita perlu sadar jika ada orang-orang dalam organisasi yang

membatasi diri dalam berkomunikasi dan mengatakan kepada mereka bahwa komunikasi

lebih dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan mereka secara efektif.

Isu-Isu Terkini dalam Komunikasi

Kali ini kita membahas 4 isu terkait dengan komunikasi dalam organisasi

1. Penghalang Komunikasi antara Laki-Laki dan Perempuan

Secara khusus penelitian oleh Deborah Tannen menjelaskan mengapa gender sering

menciptakan penghalang komunikasi. Tannen menyatakan bahwa komunikasi adalah

menyeimbangkan tindakan secara terus menerus, kebutuhan konflik untuk kedekatan,

dan kebebasan.Namun, penelitian tersebut menyebutkan bahwa laki-laki menggunakan

komunikasi untuk menekankan status sedangkan perempuan untuk membangun koneksi.

Tentu hal ini tidak berlaku bagi semua laki-laki atau perempuan. Laki-laki sering komplain

tentang perempuan yang terus menerus menceritakan masalahnya dan perempuan mengkritik

laki-laki yang tidak mau mendengarkan. Yang terjadi adalah ketika banyak laki-laki

mendengarkan masalah mereka terus menegaskan tentang kebebasan dan kontrol dengan

memberikan solusi. Banyak perempuan, di lain sisi menceritakan masalah untuk mendapat

dukungan dan koneksi, bukan untuk mendapat saran dari laki-laki.

Laki-laki cenderung lebih terus terang daripada perempuan dalam hal komunikasi,

perempuan mengurangi kesombongan daripada laki-laki. Pada akhirnya laki-laki mengkritik

perempuan karena meminta maaf sepanjang waktu karena melihat itu sebagai kelemaha n

karena mengekspresikan penyesalan dan patut untuk disalahkan. Bagi perempuan minta maaf

adalah bentuk dari pengertian dan kepedulian terhadap perasaan orang lain.

2. Diam sebagai Komunikasi

Diam-diartikan sebagai ketiadaan pembicaraan atau suara- secara umum tidak dijadikan

sebagai bentuk komunikasi karena tidak menampilkan tindakan atau sikap. Tapi diam belum

tentu tidak melakukan tindakan karena bisa jadi menjadi bentuk kekuatan dalam komunikasi.

Diam berarti seseorang sedang berpikir atau merenungkan respons terhadap pertanyaan. Itu

bisa berarti seseoran khawatir atau ragu untuk berbicara. Itu dapat diartikan setuju, perbedaan

pendapat, frustrasi, atau kemarahan. Jadi terkadang pesan dalam komunikasi terkubur dalam

keheningan.

3. “Politically Correct” Communication

Banyak dari kita sangat sadar dengan apa yang kita ucapkan untuk mencerminkan kebenaran

secara politis. Misalnya kita telah menghapus kata cacat, buta, tua dari perbendaharaan kita

dan menggantinya dengan secara fisik, menantang, tunanetra, dan senior.

Kita harus sensitif terhadap perasaan orang lain di tengah perbedaan. Kata-kata tertentu dapat

mengintimidasi dan mengganggu orang lain. Kita juga harus berhati-hati tidak terlalu terus

terang dengan membatasi kejelasan komunikasi tersebut. Tidak ada solusi sederhana pada

dilema ini. Bagaimanapun juga kita harus sadar dalam komunikasi dan kebutuhan untuk

menemukan keseimbangan yang tepat.

• Komunikasi lintas budaya

Faktor lintas budaya menciptakan peningkatan masalah komunikasi yang potensial.

Contohnya adalah tanda “V” for victory sign di kebanyakan negara dianggap sebagai victory

atau peace tetapi di Inggris, itu berarti “terserah anda!!”.

» Hambatan budaya

Ada 4 problem yang spesifik terkait dengan kesulitan bahasa dalam komunikasi

lintas budaya :

J Hambatan yang disebabkan oleh semantik

Seperti apa yang telah dikatakan tadi, kata-kata memiliki makna yang

berbeda bagi orang yang berbeda. Hal ini berlaku terutama untuk orang

yang berasal dari budaya negara yang berbeda.

Contohnya adalah mengerti kata “sisu” akan membantu untuk

berkomunikasi dengan orang Finlandia, tetapi kata ini tidak bisa

diterjemahkan ke dalam bahasa Inggris. Kata itu berarti sesuatu yang mirip

dengan “keberanian” atau “ketekunan”.

J Hambatan yang disebabkan oleh kata-kata konotasi

Kata-kata menyiratkan hal yang berbeda dalam bahasa yang berbeda.

Contohnya adalah negosiasi antara eksekutif Jepang dan Amerika, akan

membawa lebih banyak kesulitan kata-kata Jepang “hai” jika ditranslate

akan memiliki arti iya, tetapi konotasinya bisa saja “ya saya mendengarkan”

daripada “ya saya setuju”

J Hambatan yand disebabkan oleh perbedaan nada

Di beberapa budaya, bahasa itu bersifat formal, tetapi dalam kasus lain

dapat bersifat informal. Di beberapa budaya, nada bicara berubah sesuai

konteks : orang berbicara dengan cara yang berbeda di rumah, di situasi

sosial dan di tempat kerja. Menggunakan style bicara yang tidak informal

dimana situasi formal diharapkan dapat memalukan.

J. Hambatan yang disebabkan oleh perbedaan antara persepsi

Orang yang berbicara dalam bahasa yang berbeda biasanya melihat dengan

cara yang berbeda.

Contohnya adalah orang Thailand melihat kata “tidak” secara berbeda dengan orang Amerika.

konteks budaya

Pemahaman adalah hambatan budaya dan implikasinya untuk berkomunikasi lintas budaya

dapat dicapai dengan mempertimbangkan konsep budaya tinggi dan rendah

Negara-negara seperti Cina , korea , jepang , dan vietnam adalah budaya konteks

tinggi . mereka sangat bergantung pada isyarat situasional non verbal dan halus ketika

berkomunikasi dengan lainnya . apa yang tidak dikatakan mungkin lebih penting dari apa

yang dikatakan .Sebaliknya, orang-orang dari Eropa dan Amerika Utara mencerminkan ada

budaya konteks rendah. mereka pada dasarnya bergantung pada kata-kata.

Perbedaan kontekstual sangat berarti dalam komunikasi :

1. komunikasi dalam budaya contect tinggi berarti jauh lebih percaya oleh kedua belah

pihak. Contoh : . bagi orang luar, seperti percakapan santai dan tidak signifikan

penting karena mencerminkan keinginan untuk membangun hubungan dan

menciptakan kepercayaan.

2. konteks budaya rendah, kontrak dilaksanakan akan cenderung secara tertulis,

tepatnya worded, dan sangat legalistik. Contoh : budaya konteks rendah menghargai

keterusterangan. Manajer, manajer diharapkan tepat dalam menyampaikan makna

yang dimaksudkan.

Panduan budaya

ketika berkomunikasi dengan orang-orang dari budaya yang berbeda , kita dapat mengurangi

kesalahpahaman , salah tafsir , dan kesalahan dalam penilaian dengan 4 cara :

1. . Menganggap perbedaan sampai kesamaan terbukti kebanyakan dari kita

menganggap bahwa orang lain lebih mirip dengan kita daripada mereka sebenarnya .

tetapi orang-orang dari berbagai negara sering sangat berbeda dari kita. sehingga

cenderung untuk membuat kesalahan jika menganggap lainnya berbeda daripada

membuat asumsi perbedaan sampai kemiripan yang terbukti .

2. Menekankan deskripsi bukan interpretasi atau evaluasi interpretasi atau evaluasi

yang seseorang telah dikatakan atau dilakukan , berbeda dengan deskripsi , lebih

didasarkan pada budaya pengamat dan latar belakang dari atau situasi yang diamati .

sebagai hasilnya , menunda penilaian sampai mempunya waktu yang cukup untuk

mengamati dan menafsirkan situasi dari perspektif yang berbeda dari semua budaya

yang terlibat

3. Paktek empati sebelum mengirim pesan , menempatkan diri pada posisi

penerima . contoh : nilai-nilai , pengalaman , dan frame atau referensi ? apa yang

Anda tahu , tentang pendidikan nya , pengasuhan , dan latar belakang yang dapat

memberikan wawasan menambahkan ? cobalah untuk melihat orang lain.

4. Memperlakukan interpretasi Anda sebagai bekerja hipotesis setelah

mengembangkan penjelasan untuk situasi baru atau berpikir, berempati dengan

seseorang dari budaya asing , memperlakukan Anda sebagai interpretasi hipotesis

yang perlu pengujian lebih lanjut dan bukan sebagai suatu kepastian . hati-hati menilai

umpan balik yang diberikan oleh penerima untuk melihat apakah itu menegaskan

hipotesis.

PERBEDAAN ANTARA GRUP DAN TEAM

Bekerja dalam grup adalah kegiatan interaksi dengan berbagai informasi antar anggota dan membuat keputusan untuk membantu setiap anggota grup untuk bekerja sesuai dengan area kewajibannya, sedangkan bekerja dalam tim adalah sekumpulan individu yang memberikan pengaruh terhadap pekerjaan,yang akan lebih baik jika dibandingkan dengan dikerjakan secara individual

Tipe-tipe team

1.      Problem solving teams,  para anggota saling berbagi ide dan menyarankan bagaimana suatu proses pekerjaan dan metode untuk meningkatkan pekerjaan tersebut.

2.      Self managed work teams, adalah kelompok dari pekerja(biasanya terdiri dari 10-15 orang) yang melakukan pekerjaan yang mempunyai kaitan yang erat antara pekerjaan satu dengan pekerjaan yang lain dan tanggung jawab ke supervisor mereka masing-masing

3.      Cross functional teams, adalah pekerja dengan level hierarki yangs sama tetapi berada di area kerja yang berbeda  bekerja sama untuk menyelesaikan suatu tugas

4.      Virtual teams, dimana mereka menggunakan teknologi computer untuk menyatukan perbedaan antar anggota dan mencapai tujuan bersama .

CREATING EFFECTIVE TEAMS

1)      CONTEXT

A.    Adequate resources,semua anggota team menyadari adanya sumber daya yang berasal dari luar grup yang menopang mereka.

B.     Leadership and structure,sebuah team tidak akan berfungsi dengan baik jika mereka tidak setuju dengan pembagian mengenai pembagian tugas para anggota team. Leadership sangat di perlukan dalam multi-team systems dimana team berbeda mengkoordinasikan usaha mereka untuk menghasilkanhasil yang diinginkan.

C.     Climate of trust,anggota dari sebuah team yang efektif akan saling mempercayai satu sama lain

D.    Performance evaluation and reward systems, evaluasi kinerja individu dapat meningkatkan kinerja team.mengevaluasi dan memberikan penghargaan pekerja atas kontribusi individual mereka

2. TEAM COMPOSITION

A.    Abilities of members, kinerja team tergantung pada pengetahuan, skill, dan keahlian member individu.

B.     Personality of members, sebuah team yang berkomunikasi secara terbuka dengan baik dengan satu dan yang lain dapat memberikan ide yang lebih banyak yang akan membuat anggota team menjadi lebih kreatif dan inovatif.

C.     Allocation of roles, team mempunyai kebutuhan yang berbeda dan para anggotanya harus dipilih untuk memastikan bahwa segala peran dalam team terisi.

D.    Komunikasi yang efektif.
Dalam proses meraih tujuan, harus ada komunikasi yang efektif antar-anggota tim. Strateginya: Jangan berasumsi. Artinya, jika Anda tidak yakin semua anggota tim tahu apa yang harus menjadi prioritas utama untuk diselesaikan, jangan berasumsi,

E.      Resolusi Konflik
Peace is not the absence of conflict, but the presence of justice. Ini merupakan pendapat Martin Luther King. Rasanya hal ini berlaku pula pada pencapaian sebuah tujuan. Dalam mencapai tujuan mungkin saja ada konflik yang harus dihadapi. Tetapi konflik ini tidak harus menjadi sumber kehancuran tim. Sebaliknya, konflik ini yang dapat dikelola dengan baik

F.      Shared power.
 tiap anggota tim perlu diberikan kesempatan untuk menjadi ”pemimpin”, menunjukkan ”kekuasaannya” di bidang yang menjadi keahlian dan tanggung jawab mereka masing-masing. Sehingga mereka merasa ikut bertanggung jawab untuk kesuksesan tercapainya tujuan bersama.

G.    Keahlian.
 Anggota tim dengan keahlian yang berbeda juga bisa saling memperluas perspektif and memperkaya keahlian masing-masing Apresiasi.

H.    Evaluasi.
 Evaluasi yang dilakukan secara periodik selama proses pencapaian tujuan masih berlangsung bisa membantu mendeteksi lebih dini penyimpangan yang terjadi, sehingga bisa segera diperbaiki. Evaluasi juga bisa dilakukan tidak sekadar untuk koreksi, tetapi untuk mencari cara yang lebih baik.

Komponen penting untuk menciptakan tim yang efektif dapat digolongkan dalam empat kategori umum :

1.  Rancangan pekerjaan
 Rancangan kerja ini menggambarkan motivasi karena  meningkatkan rasa tanggung jawab anggota dan pemilik pada pekerjaan dan karena membuat pekerjaan  lebih menarik untuk dikerjakan.

2. Komposisi
Kategori ini  memasukkan variabel yang terkait bagaimana tim dapat dibentuk menjadi staf. Komposisi tim yang efektif terdiri dari :
- Kemampuan anggota
Untuk bekerja dengan efektif, suatu tim menuntut tiga tipe keterampilan yang berbeda. 1. keahlian teknis. 2. keterampilan pemecah masalah dan pengambilan  keputusan , membangkitkan alternatif , mengevaluasi alternatif, dan membuat pilihan yang kompeten. 3.  keterampilan mendengarkan dengan baik, umpan balik, penyelesaian konflik, dan keterampilan antar pribadi lain

- Personalitas
Personalitas mempengaruhi individu dalam perilaku. Macam-macam karakter personal dalam tim akan mempengaruhi kinerja tim secara keseluruhan.

- Mengalokasikan peran dan menggalakkan keanekaragaman

Tim yang berkinerja tinggi benar-benar mencocokkan orang dengan berbagai peran. Terdapat sembilan peran potensial dalam tim yaitu ; penghubung, pencipta, promosi, penaksir, pengorganisasi, penghasil, pengontrol, pemelihara, dan penasehat.

- Ukuran Tim kerja
 dalam merancang tim yang efektif, para manajer harus menjaga agar anggotanya berkisar antara 5 sampai 12 orang.

- Kefleksibelan anggota
Tim menciptakan kefleksibelan individual, memiliki anggota yang dapat menyelesaikan tugas yang lainnya.

- Pilhan anggota
 berikan pilihan, beberapa pekerja akan menyeleksi secara sendirinya keluar dari parstisipasi tim.

3. Konteks
Ada tiga faktor kontekstual dalam kinerja tim yang efektif yaitu:
- Sumber daya memadai
Tim yang efektif memiliki sumber daya yang memadai untuk melaksanakan semua pekerjaan dalam mencapai tujuan.
- Kepemimpinan dan struktur
Anggota tim harus sependapat mengenai siapa melakukan apa dan memastikan bahwa semua anggota menyumbang secara sama dalam berbagi beban kerja.
- Evaluasi kinerja dan sistem ganjaran yang benar
 manajemen hendaknya mempertimbangkan penilaian berdasarkan kelompok, berbagi laba, berbagi hasil, insentif kelompok kecil, dan modifikasi-modifikasi sistem lain yang memperkuat upaya dan komitmen tim.

4. Proses
Hal lain yang berkaitan dengan keefektifan tim adalah variabel proses. Pada  komponen ini hal-hal yang terkait adalah :
- Tujuan bersama
Tim yang efektif mempunyai tujuan bersama  dan sangat berarti dan memberikan pengarahan, momentum dan komitmen untuk anggota sebagai suatu visi.
- Menegakkan tujuan spesifik
Tim yang sukses menerjemahkan tujuan bersama mereka menjadi tujuan kinerja yang realistis, dapat diukur dan spesifik. Tujuan membimbing individu ke kinerja yang lebih tinggi, juga memberi energi kepada tim.
-Kekuatan tim
Keefektifan tim mempunyai kepercayaan tersendiri, mereka percaya mereka dapat sukses. Kita menyebutnya kekuatan tim.
-Tingkat konflik
Konflik dalam tim tidak selalu merupakan hal yang buruk. Konflik tugas dalam tim wajar terjadi, karena mendorong perbaikan dan pilihan secara kritis masalah


E. Mengubah individu menjadi pemain tim

a. Tantangan

   Tantangan menciptakan pemain tim akan paling besar jika ; budaya nasional sangat individualistik dan tim itu akan dimasukkan ke dalam suatu organisasi yang mapan yang secara historis menghargai prestasi individual.

b. Membentuk pemain tim

Berikut ini beberapa cara  yang dapat  dilakukan untuk mengubah individu menjadi pemain tim :
1. Seleksi
Beberapa orang telah memiliki keterampilan antar pribadi untuk menjadi pemain tim yang  efektif. Ketika mempekerjakan anggota tim, disamping keterampilan teknis yang diperlukan untuk mengisi pekerjaan itu, harus dipastikan pula bahwa calon dapat memenuhi peran tim. Banyak calon yang melamar pekerjaan tidak mempunyai keterampilan tim. Bila menghadapi calon semacam ini, pada dasarnya para  manajer atau pimpinan mempunyai tiga pilihan :
-Calon dapat menjalani pelatihan untuk membuat mereka menjadi pemain tim.
-Mentransfer individu itu ke unit lain didalam organisasi tanpa tim.
-Tidak mempekerjakan calon itu.
2. Pelatihan
Sebagian besar orang yang dibesarkan pada lingkungan yang mementingkan prestasi individual dapat dilatih untuk menjadi pemaian tim.
3. Ganjaran
Sistem ganjaran perlu diperbaiki untuk mendorong upaya kooperatif bukannya kompetitif. Promosi, kenaikan upah dan bentuk-bentuk pengakuan lain hendaknya diberikan kepada individu untuk keefektifan mereka sebagai seorang anggota tim yang kolaboratif.

DASAR – DASAR PERILAKU KELOMPOK

Setiap individu di dalam kehidupannya memiliki kepentingan dan tujuan tertentu yang berbeda antar individu yang satu dengan individu yang lain, dan dari ini tercipta juga perbedaan status hanya merupakan salah satu dari sejumlah tindakan yang terjadi secara alamiah di dalam kelompok. Sehingga dengan sifat dan karakteristik setiap individu yang berbeda-beda itu, tentunya akan memiliki potensi yang besar pula jika diwujudkan ke dalam suatu kepentingan dan tujuan bersama atau kelompok.

Dengan alasan tersebut dapat dilihat berbagai macam bentuk kelompok yang ada pada saat ini dengan kepentingan dan tujuan yang bermacam-macam. Eksistensi suatu kelompok sebenarnya bersifat informal sedangkan organisasi bersifat formal. Kelompok informal ini terbentuk secara alamiah dalam suasana kerja yang muncul sebagai tanggapan terhadap kebutuhan akan kontak sosial sedangkan kelompok formal dibentuk seseuai rencana dan memiliki tujuan yang jelas. Dalam kehidupan suatu kelompok sudah tentu tidak terlepas dari adanya perilaku setiap individu yang tidak sesuai dengan fitrahnya sebagai manusia. Akan tetapi justru di balik perbedaan itu tersimpan suatu kekuatan besar ketika terakumulasi ke dalam dinamika kelompok. Setelah setiap individu masuk ke dalam kepentingan dan tujuan kelompok maka perilaku mereka akan menjadi perilaku kelompok untuk kebersamaan.

A.     TEORI-TEORI PEMBENTUKAN KELOMPOK

1.      Teori Kedekatan (Propinquity) : Teori kedekatan menjelaskan tentang adanya aliansi diantara orang-orang tertentu. Seseorang berhubungan dengan orang lain disebabkan karena adanya kedekatan ruang dan daerahnya.

2.      Teori Interaksi (George Homans) : Teori interaksi berdasarkan pada aktivitas, interaksi dan sentiment (perasaan atau emosi) yang berhubungan secara langsung. Ketiganya dapat dijelakan sebagai berikut:

a.       Semakin banyak aktivitas seseorang dengan orang lain, semakin beraneka interaksinya dan semakin kuat tumbuhnya sentiment mereka.

b.      Semakin banyak interaksi diantara orang-orang, maka semakin banyak kemungkinan aktivitas dan sentiment yang ditularkan pada orang lain.

c.       Semakin banyak aktivitas dan sentimen yang ditularkan pada orang lain, dan semakin banyak sentiment orang dipahami oleh orang lain, maka semakin banyak kemungkinan ditularkannya aktivitas dan interaksi-interaksi.

3.      Teori Keseimbangan (Theodore Newcomb) : Teori keseimbangan menyatakan bahwa seseorang tertarik kepada yang lain adalah didasarkan atas kesamaan sikap (seperti: agama, politik, gaya hidup, perkawinan, pekerjaan, otoritas) di dalam menanggapi suatu tujuan.

4.      Teori Pertukaran : Teori ini ada kesamaan fungsinya dengan teori motivasi dalam bekerja. Teori kedekatan, interaksi, keseimbangan, semuanya memainkan peranan di dalam teori ini.
Secara praktis pembentukan kelompok bisa saja terjadi dengan alasan ekonomi, keamanan, atau alasan social. Para pekerja umumnya memiliki keinginan afiliasi kepada pihak lain.

Karakteristik yang menonjol dari suatu kelompok antara lain:

a.       Adanya dua orang atau lebih

b.      Berinteraksi satu dengan yang lain

c.       Saling berbagi beberapa tujuan yang sama

d.      Melihat dirinya sebagai suatu kelompok.

B.    PENGERTIAN DAN KLASIFIKASI KELOMPOK

Pengertian beberapa jenis kelompok

1.      Kelompok

Kelompok adalah dua individu atau lebih yang berinteraksi dan saling bergantung, yang saling bergabung untuk mencapai tujuan tertentu.

2.      Kelompok Formal

Kelompok formal adalah kelompok kerja bentukan yang didefinisikan oleh struktur oraganisasi dengan penugasan kerja yang sudah ditentukan. Perilaku-perilaku yang harus ditunjukan di dalam kelompok ini ditentukan dan diarahkan ke sasaran organisasi.

3.      Kelompok Informal

Kelompok informal adalah kelompok yang tidak terstruktur formal dan tidak ditentukan oleh oraganisasi, dan terjadi karena respons terhadap kebutuhan akan hubungan sosial. Kelebihannya adalah kelompok ini bisa memenuhi kebutuhan social anggotanya yang dapat mempengaruhi perilaku dan kinerja anggotanya itu.

4.      Kelompok Komando (command group)

Kelompok komando adalah kelompok yang terdiri dari individu-individu yang melapor langsung kepada manajer tertentu, atau dengan kata lain kelompok komando adalah manajer dan semua bawahannya.

5.      Kelompok Tugas (task group)

Kelompok tugas adalah orang-orang yang secara bersama-sama menyelesaikan tugas. Task group ditentukan secara organisasional dan mewakili orang- orang yang bekerja sama untuk menyelesaikan suatu pekerjaan. Akan tetapi batasan dari kelompok task group ini tidak terbatas pada hierarki dari atasan langsungnya..

6.      Kelompok Kepentingan (interest group)

Kelompok kepentingan adalah orang-orang yang bekerja sama untuk mencapai tujuan khusus dan yang menjadi perhatian masing-masing orang.

7.      Kelompok Persahabatan (friendship group)

Kelompok persahabatan adalah persekutuan sosial yang sering dikembangkan dari situasi kerja, ditetapkan bersama-sama karena memiliki satu atau lebih karakteristik yang sama.

C.    ALASAN-ALASAN MENGAPA ORANG BERGABUNG KE DALAM KELOMPOK

1.      Faktor Keamanan (security)

Individu yang berada di dalam kelompok bisa mengurangi rasa tidak aman karena sendirian. Merasa lebih kuat, lebih percaya diri, dan lebih tahan terhadap ancaman.

Contoh: seorang pria yang masuk akademi tentara atau kepolisian untuk mempelajari teknik- teknik bertarung, cara menjaga kekebalan tubuh terhadap serangan musuh, dan tahan terhadap ancaman. Sehingga ia merasa aman menghadapi situasi apapun.

2.      Faktor Status (status)

Bergabung ke dalam kelompok yang dipandang penting, memberikan pengakuan dan status bagi para anggotanya. Dengan bergabung ke dalam kelompok tersebut maka anggota- anggotanya akan merasa harga diri dan statusnya akan menjadi semakin tinggi di masyarakat meskipun belum tentu masyarakat akan menilai seperti itu. Contoh: seorang pria gay ia akan bergabung dengan kelompok gay karena ia merasa ketika ia masuk ke kelompok tersebut status dan harga dirinya akan sama dengan teman- temannya yang lainnya dibandingnya jika ia masuk ke dalam kelompok pria normal.

3.      Faktor harga diri (self-esteem)

Memiliki harga diri karena menjadi bagian kelompok dan kejelasan status mereka bagi kelompok lain.

4.      Faktor Afiliasi (affiliation)

Seseorang bergabung ke dalam kelompok untuk memenuhi salah satu kebutuhan manusia yang paling mendasar yaitu sosialisasi dan afiliasi. Manusia tidak akan merasa nyaman jika hidup sendirian meskipun kebutuhan yang lain terpenuhi. Manusia membutuhkan teman untuk berbucara, berdiskusi, baik kebahagiaan maupun penderitaan.

5.      Faktor Kekuasaan (power)

Kekuasaan dan kekuatan bisa diraih dengan berada di dalam kelompok yang sulit diperoleh jika sendirian.

Contoh: seseorang yang mencalonkan dirinya ke dalam partai politik dan ketika ia telah masuk ke dalam partai politik tersebut ia ingin  mendapatkan kekuasaan melalui jabatannya itu dan ia menjadi berpengaruh bagi masyarakatnya.

6.      Faktor Pencapaian Sasaran (goal achievment)

Untuk mencapai sasaran dan menyelesaikan tugas dibutuhkan lebih dari satu atau dua orang. Dengan bekerja sama, gotong royong, saling membantu, saling mendukung, saling menguatkan, tujuan akan lebih mudah diraih dibandingkan berpikir dan berbuat sendiri. Contoh: seorang direktur ketika ia ingin meningkatkan kinerja perusahannya ia membutuhkan bawahan- bawahan yang memiliki tujuan yang sama dengan dia sehingga akan mudah bagi perusahaan itu untuk berkembang karena 1 tujuan yang sama tersebut.

D.     TAHAP-TAHAP PERKEMBANGAN KELOMPOK

1.      Model Lima Tahap

Lima tahap dan model laternatif bagi kelompok-kelompok temporer dengan tenggat waktu. Model pengembangan kelompok lima tahap mensifati kelompok sebagai melewati lima tahap yang jelas, yaitu:

a.      Tahap pembentukan (forming)

Pada tahap ini dicirikan oleh banyak ketidakpastian mengenai maksud, struktur, dan kepemimpinan kelompok. Para anggota melakukan uji coba untuk menemukan tipe-tipe perilaku apakah yang dapat diterima baik. Tahap ini selesai ketika para anggota telah mulai berfikir tentang diri mereka sendiri sebagai bagian dari kelompok.

b.      Tahap keributan (storming)

Tahap keribuatan adalah tahap komplik di dalam kelompok (intragrup). Para anggota menerima baik eksistensi kelompok, tetapi melawan batasan-batasan yang diterapkan oleh kelompok-kelompok individualitas.

c.       Tahap penormaan (norming)

Tahap penormaan adalah tahap di mana berkembang hubungan yang akrab dan kelompok menunjukan sifat kohesif (saling tarik). Sudah ada rasa memiliki identitas kelompok dan persahabatan yang kuat. Tahap ini selesai jika telah terbentuk struktur kelompok yang kokoh dan menyesuaikan harapan bersama atas apa yang disebut sebagai perilaku anggota yang benar.

d.      Tahap Pelaksanaan (performing)

Tahap pelaksanaan adalah tahap berfungsinya struktur dan diterima baik. Energy kelompok telah bergeser dari mencoba mengerti dan memahami satu dengan yang lain menjadi pelaksana tugas yang ada.

e.       Tahap Peristirahatan (adjourning)

Tahap peristirahatan adalah tahap terakhir dalam pengembangan kelompok pada kelompok sementara, dicirikan oleh perhatian kepenyelesaian aktivitas bukannya ke kinerja petugas.

2.      Model Alternatif: Untuk Kelompok Temporer dengan Tenggat

Kelompok ini memiliki urutan tindakan (atau bukan tindakan) mereka sendiri yang unik, seperti:

a.       Menentukan arah kelompok

b.      Fase inersia (lemas tanpa energy)

c.       Fase transisi (peralihan)

d.      Transisi mengawali perubahan besar

e.       Fase inersia kedua mengikuti masa transisi

f.       Pertemuan terakhir kelompok dicirikan oleh kegiatan yang sangat terpicu.

E.     DASAR-DASAR PERILAKU KELOMPOK

1.      Pengertian perilaku kelompok

Perilaku kelompok adalah semua kegiatan yang dilakukan dua atau lebih individu yang berinteraksi dan saling mempengaruhi dan saling bergantung untuk menghasilkan prestasi yang positif baik untuk jangka panjang dan pertumbuhan diri.

2.      Faktor-faktor kesuksesan kelompok

Faktor-faktor yang menyebabkan suatu kelompok lebih sukses dari kelompok lain adalah karena kemampuan anggota kelompok, ukuran kelompok, tingkat konflik, dan tekanan internal pada anggota untuk menyesuaikan diri pada norma kelompok. Setiap kelompok kerja dipengaruhi oleh kondisi eksternal dan kondisi internalnya.

a.      Kondisi eksternal pada kelompok

Semua kelompok kerja dipengaruhi oleh kondisi eksternal yang dipaksakan dari luar. Kondisi eksternal ini mencakup:

·         Strategi Organisasi

Strategi keseluruhan organisasi yang meliputi tujuan-tujuan organisasi dan cara-cara untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan oleh manajemen puncak.

·         Struktur Otoritas

Ketentuan mengenai otoritas yang dimiliki oleh setiap bagian / setiap individu dalam suatu organisasi karena setiap individu atau kelompok memiliki otoritas yang berbeda-beda, seperti: siapa melapor kepada siapa, siapa yang mengambil keputusan, atau keputusan apakah yang pengambilannya diberikan kepada individu atau kelompok.

·         Peraturan formal

Oraganisasi menciptakan aturan, prosedur, kebijakan, dan ragam lain untuk membakukan perilaku karyawan. Hal ini dilakukan untuk membuat konsistensi perilaku karyawan dan bisa diprediksikan apa yang akan dilakukan kelompok kerja karyawan tersebut.

·         Sumber Daya Organisasional

Merupakan sumber daya uang, waktu, bahan mentah, peralatan yang dialokasikan oleh organisasi pada kelompok. Sumber daya organisasional berpengaruh terhadap perilaku organisasi.

·         Proses Seleksi Personil

Kriteria-kriteria tertentu yang digunakan dalam proses merekrut karyawan yang akan menentukan siapa yang akan ditempatkan ke dalam suatu kelompok kerja.

·         Evaluasi Kinerja dan Sistem Ganjaran (imbalan)

Proses melakukan evaluasi terhadap hasil kerja anggota kelompok setelah dievaluasi, maka perlu diteruskan dengan system ganjaran (imbalan) akan hasil evaluasi tersebut.

·         Budaya Organisasi

Merupakan standar perilaku untuk karyawan mengenai perilaku yang dapat diterima dengan baik atau yang tidak dapat diterima, seperti cara berpakaian, peraturan organisasi, perilaku jujur, integritas, dan semacamnya.

·         Tataran Fisik Kerja

Tataran fisik kerja yang dipaksakan ke kelompok oleh pihak-pihak eksternal mempunyai landasan kerja yang penting bagi perilaku kelompok kerja. Seperti arsitek yang menentukan tata letak ruang kerja untuk mengurangi gangguan suara dan sebagainya

b.      Sumber Daya Anggota Kelompok

Ada dua sumber daya yang berperan sangat penting pada anggota individu, yaitu:

·         Kemampuan

Ada hubungan antara kemampuan intelektual (pengetahuan) dan keterampilan dengan relevansi terhadap tugas terhadap kinerja kelompok.

·         Karakteristik Kepribadian

Ada hubungan antara karakteristik kepribadian yang positif dalam budaya terhadap produktivitas, semangat, dan kekohesifan kelompok.

F.    STRUKTUR KELOMPOK

Kelompok kerja memiliki struktur yang dapat membentuk perilaku anggota kelompok tersebut. Ada beberapa variable struktur kelompok, yaitu:

1.      Kepemimpinan Formal

Pemimpin formal harus selalu ada dalam setiap kelompok, seperti: manager, Kepala Satuan Tugas, atau Ketua Komite.

2.      Peran

Peran adalah seperangkat pola perilaku yang diharapkan dari seseorang yang menduduki posisi tertentu dalam unit sosial tertentu.

Kelompok-kelompok memberlakukan persyaratan peran berlainan ke individu, seperti:

3.      Norma

Norma adalah standar perilaku yang dapat diterima dengan baik dalam suatu kelompok dan digunakan oleh semua anggota dalam kelompok tersebut. Norma digunakan untuk mempengaruhi perilaku anggota dan norma setiap kelompok akan berbeda dengan kelompok lain. Norma bersifat informal walaupu ada yang formal, yaitu yang ditulis dalam buku petunjuk organisasi.

4.      Status
Status adalah posisi yang didefinisikan secara sosial yang diberikan kepada kelompok atau anggota oleh orang lain. Status ada yang formal dan informal. Status mempengaruhi kekuatan norma dan tekanan di dalam kelompok.

a.      Status dan norma

Status mempunyai beberapa pengaruh yang menarik terhadap kekuatan norma dan tekanan untuk penyesuaian. Misalnya anggota berstatus tinggi pada kelompok sering diberi lebih banyak kebebasan untuk menyimpang dari norma dibandingkan anggota kelompok yang lain.

b.      Kesetaraan Status

Penting bagi anggota kelompok untuk menyakini bahwa hierarki status itu setara. Jika dipersepsikan adanya kesetaraan terciptalah ketidakseimbangan yang terjadi dalam berbagai jenis perilaku korektif.

c.       Status dan Budaya

Perbedaan budaya akan mempengaruhi status, oleh sebab itu penting adanya status yang bervariasi di antara berbagai budaya.

5.      Ukuran
Ukuran kelompok dapat mempengaruhi perilaku keseluruhan kelompok tetapi efeknya tergantung pada variable yang diperhatikan.

6.      Komposisi
Untuk menyelesaikan suatu kegiatan, kelompok yang terdiri dari beranekaragaman keterampilan dan pengetahuan (heterogen) akan lebih efektif dibanding kelompok yang anggotanya homogeny.

7.      Kepaduan
Kelompok-kelompok itu berbeda menurut kepaduan mereka, yaitu sejauh mana para anggota tertarik satu sama lain dan termotivasi untuk di dalam kelompok. Kepaduan itu akan membuat hubungan kelompok menjadi produktif. 

G. BAGAIMANA PENGAMBILAN KEPUTUSAN DALAM KELOMPOK?

n  Brainstorming: adalah teknik yang memacu kreativitas dengan memunculkan ide melalui diskusi nonkritikal.

n  Delphi Process: Teknik yang memacu kreatifitas dengan menggunakan berbagai pertimbangan ide untuk mencapai konsensus keputusan.

n  Nominal Grup Technique: Teknik yang memacu kreativitas dengan mengarahkan orang pada pertemuan terstruktur memalui sedikit komunikasi verbal.

Hal-hal berikut ini berhubungan dengan proses kelompok saat membuat keputusan tak terprogram, yaitu:

1. Penetapan tujuan: kelompok lebih unggul dibandingkan individu sebab kelompok memiliki pengetahuan lebih banyak dibandingkan individu.
2. Identifikasi alternatif: usaha individu sebagai bagian dari anggota kelompok akan merangsang pencarian lebih luas diberbagai area fungsional di organisasi.
3. Evaluasi alternatif: pertimbangan kolektif dari kelompok dengan berbagai sudut pandang lebih unggul dibanding individu.
4. Memilih alternatif: interaksi kelompok dan pencapaian konsensus biasanya menghasilkan penerimaan resiko lebih besar dibanding individu. Keputusan kelompok juga biasanya lebih dapat diterima sebagai hasil dari partisipasi bersama.
5. Implementasi keputusan: dibuat oleh kelompok atau tidak, penyelesaian biasanya dilakukan oleh seorang saja manajer. Individu bertanggungjawab untuk implementasi keputusan kelompok.

Menurut Mansoer (1989:69) ada beberapa kelebihan keputusan kelompok dibandingkan dengan keputusan individual, antara lain:

1. Informasi yang lengkap lebih mungkin diadakan. Dalam kelompok terhimpun banyak pengalaman dan pandangan daripada seorang.
2. Banyak alternatif yang muncul, karena kelompok mempunyai informasi banyak dalam jumlah dan ragamnya dan dapat mengidentifikasi lebih banyak kemungkinan. Lebih-lebih lagi kelompok itu terdiri atas berbagai keahlian dan latar belakang pengalaman.
3. Keputusan kelompok lebih berterima. Hal ini disebabkan karena keputusan kelompok lebih menelaah banyak pandangan dan pendapat, sehingga keputusannya lebih besar kemungkinan mendapat persetujuan lebih dari banyak orang.
4. Meningkatkan kesempatan terlaksananya hak orang banyak. Keputusan kelompok lebih sesuai dengan hak demokrasi. Mengingat banyak kesempatan oleh manajer untuk mengambil keputusan sendiri, maka mengambil kebijaksanaan untuk memberi kesempatan kepada orang lain yang ahli untuk turut mengambil kebagian dalam pengambilan keputusan, adalah merupakan upaya meningkatkan legistimasi orang lain.

Selain memiliki kelebihan, pengambilan keputusan secara kelompok juga tidak lepas dari beberapa kelemahan, di antaranya adalah:

1. Memakan waktu. Keputusan kelompok diperoleh dari hasil diskusi yang panjang, banyak waktu dipakai untuk rapat-rapat, sedangkan pengambilan keputusan sendiri oleh manajer bisa diambil dalam waktu singkat, tepat pada saat masalahnya timbul.
2. Dominasi minoritas. Tidak mungkin dalam satu kelompokterwakili semua kepentingan dalam organissi dan seringkali hanya terdiri atas segelintir orang saja. Kesempatan ini oleh para anggota kelompok sering digunakan untuk memenangkan kepentingan orang-orangtertentu dalam organisasinya yang sengaja atau tidak sengaja diwakilinya. Ada kecenderungan dia mendominasi kepentingan orang terbanyak.
3. Tekanan untuk menyesuaikan. Dalam kelompok ada saja golongan yang mempunyai pengaruh dan menekan kelompok untuk menyesuaikan diri dengan kehendaknya.
4. Tanggung jawab tersamar. Pada keputusan individual jelas siapa yang bertanggung jawab, tapi pada keputusan kelompok dari mereka (para anggota) tidak bisa dimintai pertanggung jawaban perorangan. Tanggung jawab perorangan luluh dalam tanggung jawab bersama.

H.    PROSES KELOMPOK

Dalam tugas kelompok, sumbangan setiap individu tidak nampak jelas karena ada individu yang mengurangi upayanya sehingga hasil yang diperoleh oleh kelompok maksimal tetapi ada juga individu yang menciptakan keluaran (ouput) lebih besar dari pada masukan (input).

1.      Sinergi

Sinergi adalah tindakan dua atau lebih substansi yang menghasilkan dampak atau efek yang berbeda dari penjumlahan masing-masing substansi itu. Seperti: kemalasan social memperlihatkan sinergi yang negative.

2.      Efek Fasilitas Sosial

Efek fasilitas social mengacu pada kecenderungan membaik atau memburuknya kinerja sebagai respons atas kehadiran orang lain.